POUČENIE PRE KLIENTOV OHĽADNE OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

 

Osobné údaje získané priamo od dotknutej osoby

 

     Vážený klient, vážená klientka[M1] 

 

     touto cestou by sme Vás chceli poučiť o Vašich právach ohľadne ochrany osobných údajov. Chceme Vás tiež ubezpečiť, že na ochrane Vašich osobných údajov nám mimoriadne záleží a robíme všetko pre to, aby osobné údaje boli náležite chránené.

 

     Na ochranu osobných údajov sa vzťahuje najmä zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „zákon“), ako aj nariadenie európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len ako „nariadenie“, alebo „GDPR“). Okrem toho máme prijaté aj vlastné interné pravidlá na ochranu osobných údajov.

 

     Na začiatku Vás chceme informovať, že použitý pojem „spracovávanie“ osobných údajov neznamená, že s Vašimi osobnými údajmi neustále niečo robíme a spracovávame ich, ale znamená to napríklad aj ich nedotknuté uchovávanie – napríklad z dôvodu vedenia a archivácie účtovníctva (ale aj z iných dôvodov).

 

 

Prevádzkovateľ

Kto spracováva Vaše osobné údaje?

     Prevádzkovateľom je: Branislav Jánoš, IČO: 17503248, DIČ: 1020207408, IČ DPH: SK102020740, registrovaný v ŽR SR – Okresný úrad Bratislava, číslo živ. registra: 105-12263, miesto podnikania: Vyšehradská č. 3033/3, 851 06 Bratislava. Kontakt: roces@roces.sk, 0905 609 634, 0918 516 228.

     Ako prevádzkovateľ spracovávame Vaše osobné údaje a preto sa môžete na nás s dôverou obrátiť s prípadnými žiadosťami, či námietkami. Poskytneme Vám všetky potrebné informácie, oznámenia a poučenia, a to bezplatne (avšak s nižšie uvedenými výnimkami), a snažíme sa o to stručnej, transparentnej, zrozumiteľnej a ľahko dostupnej forme.

 

 

Účel spracovania osobných údajov

Prečo spracovávame Vaše osobné údaje?

     Spracovávanie Vašich osobných údajov je nevyhnutné na uzatváranie jednotlivých zmlúv. Podstatnou náležitosťou zmlúv je totiž okrem iného aj určenie zmluvných strán, ktoré musia byť definované jednoznačne a nezameniteľne s inou osobou, čomu zodpovedá aj rozsah požadovaných osobných údajov. Niektoré osobitné zákony priamo definujú, ktoré osobné údaje sú vyžadované pre platné uzatvorenie zmluvy. Ďalšie osobné údaje môžu byť vyžadované, ak je to nevyhnutné pre plnenie zmluvného záväzku a pod.

     Sme e-shop zameraný na maloobchod, ale aj veľkoobchod so športovým tovarom, pričom sa zaoberáme aj servisom korčúľ a bicyklov; účel je daný aj našou obchodnou činnosťou, ktorá spočíva vo vybavovaní objednávok (osobných aj internetových), obsluhe kupujúcich. Na základe toho potom príde k uzavretiu kúpnej zmluvy, resp. zmluvy o dielo s požadovanými (nevyhnutnými) údajmi.

 

 

Právny základ

Na základe čoho môžeme spracovávať Vaše osobné údaje?

     Súhlas je len jednou z možností (t.j. jeden z právnych základov), ktorá umožňuje prevádzkovateľom spracovávať osobné údaje. My ich spracovávame na základe nižšie uvedených možností (t.j. na iných právnych základoch). Osobné údaje teda môžeme spracovávať aj bez Vášho súhlasu. Vaše osobné údaje teda spracovávame na týchto právnych základoch[1]:

  1. spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, alebo na predzmluvné úkony,
  2. spracúvanie je nevyhnutné kvôli oprávneným záujmom prevádzkovateľa.

 

     Oprávnený záujem prevádzkovateľa, ako právny základ, sa uplatňuje najmä pri vytváraní imidžu prevádzkovateľa a pri starostlivosti o zákazníka, ale aj o tretie osoby. Osobné údaje je teda možné spracovávať aj bez osobitného súhlasu dotknutej osoby. Oprávnený záujem prevádzkovateľa je aj jeho záujem na tom, aby poskytol svojim existujúcim zákazníkom ďalšiu starostlivosť a ponúkol mu aj prípadné súvisiace služby a/alebo tovary. Oprávneným záujmom je aj zisťovanie efektivity marketingových kampaní

 

Príjemcovia osobných údajov

Komu Vaše osobné údaje poskytujeme?

     Príjemcovia osobných údajov sú osoby, ktorým poskytujeme Vaše osobné údaje a to z dôvodu, aby sme zefektívnili našu prácu, alebo aby sme chránili naše, či Vaše práva a oprávnené záujmy. Príjemcami sú napríklad advokátska kancelária, súdy, doručovateľské služby, banka, účtovnícka kancelária a audítor, a pod. Inými príjemcami, ktorí ďalej nespracovávajú osobne údaje sú napríklad osoby poskytujúci technické služby e-shopu.

 

 

Doba uchovávania osobných údajov

Ako dlho Vaše osobné údaje spracovávame?

     Vaše osobné údaje sa snažíme uchovávať len na nevyhnutnú dobu. Vychádzame pri tom z osobitných predpisov, ktoré nám stanovujú minimálnu hranicu na archiváciu, resp. uchovávanie niektorých účtovných dokladov, v ktorých môžu byť obsiahnuté Vaše osobné údaje.

     Ak sú Vaše osobné údaje obsiahnuté v účtovných dokumentoch, tak tie uchovávame desať (10) rokov od skončenia daného účtovného obdobia, v ktorom účtovný doklad vznikol.[2]

     V ostatných prípadoch, najmä keď nepríde k uzatvoreniu zmluvy, alebo keď nepríde k realizácií objednávky, alebo keď osobné údaje netvoria podklad pre účtovne doklady, tak osobné údaje uchovávame po dobu troch (3) rokov od skončenia našej vzájomnej spolupráce s Vami. Táto doba je daná všeobecnou premlčacou dobou.

 

 

Úrad na ochranu osobných údajov

Kde sa môžete sťažovať?

     Vaše podnety a sťažnosti môžete zasielať aj na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, ktorý je orgánom štátnej správy s celoslovenskou pôsobnosťou, ktorý vykonáva dozor nad ochranou osobných údajov a podieľa sa na ochrane základných práv a slobôd fyzických osôb pri spracúvaní ich osobných údajov. Podrobné informácie o úlohách, pôsobnosti a postavení tohto úradu sú dostupné na adrese www.dataprotection.gov.sk.

     Kontakt: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, ul. Hraničná č. 12 820 07, Bratislava – 27, statny.dozor@pdp.gov.sk

 

 

Iné

Tu nájdete ďalšie informácie:

     Zákon, ani nariadenie nám neprikazuje mať určenú zodpovednú osobu, resp. zástupcu prevádzkovateľa, čiže tieto funkcie u nás nie sú zriadené. Vaše údaje v zásade neprenášame cez hranice (osobné údaje konkrétnej osoby možno cezhranične preniesť ad-hoc, ak je klientom zahraničná osoba); to môžeme len do krajín EHS a tretích krajín, ktoré podľa rozhodnutia Európskej komisie zaručujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov. Vaše osobné údaje môžeme spracovávať na základe automatizovaného rozhodovania (vrátane profilovania), avšak to prichádza do úvahy len na marketingové účely.

     Poskytnutie osobných údajov je z Vašej strany dobrovoľné, pričom nie je to Vaša povinnosť nám ich poskytnúť. Ak ich však neposkytnete, nebudeme môcť byť s Vami ďalej v kontakte a ani pre Vás vykonávať žiadnu obchodnú, servisnú, či inú činnosť, a nebudeme môcť s Vami uzavrieť žiadnu zmluvu. Osobné údaje teda vyžadujeme na zmluvné účely.

     V prípade bezpečnostného incidentu Vás o ňom budeme informovať, ak taký incident pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre Vaše práva a slobody.[3]

 

 

Vaše práva – všeobecne

Tu ponúkame základný prehľad Vašich práv:

     Na základe Vašej žiadosti týkajúcej sa Vašich práv (uvedených nižšie) sa zaväzujeme Vám odpovedať a vyriešiť Vašu žiadosť najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti. Uvedenú lehotu môžeme v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom zohľadníme komplexnosť žiadosti a počet žiadostí. O každom takomto predĺžení Vás informujeme do jedného mesiaca od doručenia žiadosti spolu s dôvodmi zmeškania lehoty.[4] Ak sa tak nestane, môžete sa obrátiť so sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov, prípadne aj uplatniť súdny prostriedok nápravy.

     Ak podáte žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie Vám podľa možnosti poskytneme elektronickými prostriedkami, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob.

     Ak sú však Vaše žiadosti zjavne neopodstatnené alebo neprimerané, najmä pre ich opakujúcu sa povahu, môžeme Vašu žiadosť odmietnuť, alebo požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo na oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia.

     Ak máme oprávnené pochybnosti v súvislosti s Vašou totožnosťou pri podávaní žiadosti, môžeme Vás požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie Vašej totožnosti. Ak takéto dodatočné informácie neposkytne, tak nie sme povinní ďalej konať o Vašej žiadosti.

 

Právo na prístup k údajom[5]

     Máte právo od nás získať potvrdenie o tom, či o Vás spracovávame osobné údaje. Ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a ďalšie informácie.

  1. účely spracúvania;
  2. kategórie dotknutých osobných údajov;
  3. príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté, najmä príjemcovia v tretích krajinách alebo medzinárodné organizácie;
  4. ak je to možné, predpokladaná doba uchovávania osobných údajov alebo, ak to nie je možné, kritériá na jej určenie;
  5. existencia práva požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo ich vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, alebo práva namietať proti takémuto spracúvaniu;
  6. právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov;
  7. ak sa osobné údaje nezískali od Vás, tak akékoľvek dostupné informácie, pokiaľ ide o ich zdroj;
  8. existencia automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania;
  9. ak sa osobné údaje prenášajú do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii, máte právo byť informovaný(á) o primeraných zárukách.

     Zároveň Vám poskytneme bezplatnú kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré požiadate, môžeme od Vás účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. Ak ste podali žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie sa poskytnú v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ ste nepožiadali o iný spôsob. Právo získať kópiu nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

 

Právo na opravu[6]

     Máte právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu opravili nesprávne osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú. So zreteľom na účely spracúvania máte právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia.

     V takomto prípade oznámime každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každú opravu, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. O týchto príjemcoch Vás informujeme, ak to požadujete.

 

Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)[7]

     Máte tiež právo dosiahnuť, aby sme bez zbytočného odkladu vymazali osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, ak je splnený niektorý z týchto dôvodov:

  1. osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
  2. odvoláte svoj súhlas, na základe ktorého spracúvanie vykonávame, a ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie;
  3. namietate voči spracúvaniu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo namietate voči spracúvaniu na priamy marketing;
  4. osobné údaje sme spracúvali nezákonne;
  5. osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť, ktorému ako prevádzkovateľ podliehame;
  6. osobné údaje sme získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti.

     Ak sme zverejnili Vaše osobné údaje a sme povinní ich vymazať, podnikneme primerané opatrenia, aby sme informovali ostatných prevádzkovateľov, ktorí vykonávajú spracúvanie osobných údajov, že ste ich žiadali, aby vymazali všetky odkazy na tieto osobné údaje, ich kópiu alebo repliky.

     Právo na vymazanie sa neuplatňuje, pokiaľ je spracúvanie potrebné:

  1. na uplatnenie práva na slobodu prejavu a na informácie;
  2. na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá si vyžaduje spracúvanie, alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi;
  3. z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia;
  4. na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu či na štatistické účely, pokiaľ je pravdepodobné, že právo na vymazanie znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania, alebo
  5. na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

     Oznámime každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každé vymazanie osobných údajov, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. O týchto príjemcoch Vás informujeme, ak to požadujete.

 

Právo na obmedzenie spracúvania[8]

     Máte právo na to, aby sme obmedzili spracúvanie, pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:

  1. napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť osobných údajov;
  2. spracúvanie je protizákonné a namietate proti vymazaniu osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia;
  3. už nepotrebujeme osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov;
  4. namietate (na základe nižšie uvedeného práva na namietanie), a to až do overenia, či oprávnené dôvody na našej strane prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi.

     Ak sa spracúvanie obmedzilo, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú len s Vašim súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu.

     Budeme Vás informovať ešte pred tým, ako bude obmedzenie spracúvania zrušené.

     Oznámime každému príjemcovi, ktorému boli osobné údaje poskytnuté, každé obmedzenie spracovania osobných údajov, pokiaľ sa to neukáže ako nemožné alebo si to nevyžaduje neprimerané úsilie. O týchto príjemcoch Vás informujeme, ak to požadujete.

 

Právo na prenosnosť údajov[9]

     Máte právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak:

  1. sa spracúvanie zakladá na súhlase, alebo na zmluve a
  2. ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.

     Pri uplatňovaní svojho práva na prenosnosť údajov máte právo na prenos priamo druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ je to technicky možné.

     Uplatňovaním práva na prenosnosť údajov nie je dotknuté právo na vymazanie Vašich osobných údajov, ktoré zabezpečíme tak, ako je uvedené vyššie. Uvedené právo sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi.

     Právo na prenosnosť údajov nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

 

Právo namietať[10]

     Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa Vás týka, ktoré je vykonávané na základe našich oprávnených záujmov, vrátane namietania proti profilovaniu. Nesmieme ďalej spracúvať Vaše osobné údaje, pokiaľ sa na našej strane nepreukážu nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo pokiaľ sa nepreukážu dôvody na uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

     Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa Vás týka, na účely takéhoto marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Ak namietate voči spracúvaniu na účely priameho marketingu, osobné údaje sa už na také účely nesmú spracúvať.

     V súvislosti s používaním služieb informačnej spoločnosti a bez ohľadu na smernicu 2002/58/ES môžete uplatňovať svoje právo namietať spracovávanie osobných údajov automatizovanými prostriedkami s použitím technických špecifikácií.

 

Automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania[11]

     Máte právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania. Ide o procesy spracovávania osobných údajov, ktoré sú automatizované (v zásade bez ľudského zásahu z našej strany), alebo založené na automatizovanom profilovaní klientov (teda aj Vás spolu s inými klientmi na základe určitých kritérií, napr. vek, pohlavie, nákupné preferencie a pod. – čím sa vytvorí cieľová skupina).

     Toto Vašej právo sa neuplatňuje, ak je rozhodnutie:

  1. nevyhnutné na uzavretie alebo plnenie zmluvy medzi Vami a nami,
  2. povolené zákonom, ktorým sa zároveň stanovujú aj vhodné opatrenia zaručujúce ochranu práv a slobôd a oprávnených záujmov dotknutej osoby, alebo
  3. založené na výslovnom súhlase dotknutej osoby.

     Aj napriek tomu, že sa toto právo neuplatní voči Vám, vykonáme vhodné opatrenia na ochranu Vašich práv a slobôd a oprávnených záujmov, a to aspoň práva na ľudský zásah z našej strany, práva vyjadriť svoje stanovisko a práva napadnúť rozhodnutie.